企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）早已超越了其最初作為制造商所用物料需求計劃系統(tǒng)的雛形。如今，各行各業(yè)的組織都依賴 ERP 軟件來運營業(yè)務(wù)。從財務(wù)管理到庫存管理，再到專業(yè)服務(wù)自動化，ERP 通過連接核心業(yè)務(wù)功能、消除冗余和手動任務(wù)，并提供單一數(shù)據(jù)來源確保整個企業(yè)協(xié)同運作，從而提高效率和跨部門協(xié)作能力。
無論你是計劃升級現(xiàn)有系統(tǒng)，還是首次使用 ERP 軟件，本文中的 10 個技巧都將簡化選擇流程，并提高系統(tǒng)成功部署的幾率。
如何選擇合適的 ERP 系統(tǒng)？
為組織選擇合適的 ERP 系統(tǒng)絕非易事 —— 這是推動業(yè)務(wù)邁向新臺階的重要一步。它要求組織深入審視自身的運營、數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)流程。由于 ERP 解決方案功能廣泛，需要深思熟慮和細(xì)致調(diào)研，以確保 ERP 不僅能支持當(dāng)前的業(yè)務(wù)運營，還能隨著公司成長而擴展。在 ERP 選擇過程早期就讓全組織的利益相關(guān)者參與進(jìn)來，是確保 ERP 系統(tǒng)上線后獲得必要支持、助力業(yè)務(wù)成功的關(guān)鍵。
為什么選擇ERP系統(tǒng)？
從本質(zhì)上講，ERP 系統(tǒng)是一套集成的應(yīng)用程序套件，用于管理財務(wù)會計、銷售與客戶服務(wù)、訂單處理、庫存與倉庫運營、生產(chǎn)制造、服務(wù)交付以及許多其他關(guān)鍵業(yè)務(wù)功能。盡管 ERP 實施通常首先聚焦于財務(wù)會計，但任何單個 ERP 部署都可能從企業(yè)面臨最大挑戰(zhàn)的職能領(lǐng)域入手。正是這種廣泛的功能覆蓋，再加上 ERP 系統(tǒng)整合了全組織數(shù)據(jù)并因此成為企業(yè)的記錄系統(tǒng)，使得選擇符合業(yè)務(wù)需求的 ERP 系統(tǒng)變得至關(guān)重要。
ERP 系統(tǒng)的核心價值在于幫助企業(yè)規(guī)劃和分配資源、自動化耗時的手動流程、改善內(nèi)部協(xié)作與溝通。通過為整個企業(yè)提供單一且準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來源，ERP 軟件還能支持更明智的決策，從而提升績效。
為企業(yè)選擇合適 ERP 系統(tǒng)的 10 個技巧
選擇符合需求的 ERP 系統(tǒng)可能耗時較長，因此制定計劃是值得的。以下 10 個技巧雖非選擇 ERP 系統(tǒng)的詳盡指南，但也為您選擇提供大致方向。通過遵循這些技巧并投入必要的時間和精力，大多數(shù)組織都能選出最適合自身需求的 ERP 系統(tǒng)。
技巧 1：明確企業(yè)所需的功能特性
在 ERP 實施初期就明確企業(yè)所需的功能特性，對 ERP 項目的成功至關(guān)重要。如果從零開始，你需要進(jìn)行全面的業(yè)務(wù)審查和需求評估，以確定哪些業(yè)務(wù)流程和工作流將由新 ERP 接管、哪些將保持獨立，以及其中哪些需要與新 ERP 軟件交互。如果是升級現(xiàn)有 ERP 系統(tǒng)，大部分功能可能保持不變，但仍需進(jìn)行全面審查，以捕捉自原系統(tǒng)部署以來業(yè)務(wù)需求的變化。
無論哪種情況，需求分析都應(yīng)包含具體目標(biāo) —— 包括明確定義組織的 “成功” 標(biāo)準(zhǔn)：企業(yè)希望解決哪些問題？系統(tǒng)將幫助實現(xiàn)哪些目標(biāo)？如何衡量成功？進(jìn)行這些評估時，外部協(xié)助通常會有所幫助。對于許多主流 ERP 產(chǎn)品，都有專門的顧問、系統(tǒng)集成商和增值經(jīng)銷商（VAR），他們在這類評估中擁有豐富經(jīng)驗。分析完成后，與潛在供應(yīng)商坐下來討論評估結(jié)果。由于許多供應(yīng)商專注于特定行業(yè)，因此很多供應(yīng)商可能在第一輪篩選中就被淘汰。
大多數(shù)企業(yè)無論所處行業(yè)、所提供的產(chǎn)品和服務(wù)如何，都會使用由稱為 “模塊” 的不同組件提供的一組基本 ERP 功能。每個模塊本身由一系列功能組成，可支持多個業(yè)務(wù)流程，并可根據(jù)企業(yè)的具體用例進(jìn)行定制。ERP 系統(tǒng)總有財務(wù)管理模塊，大多數(shù) ERP 供應(yīng)商還提供采購、生產(chǎn)制造、庫存管理、訂單管理、倉庫管理、供應(yīng)鏈管理、項目管理（針對專業(yè)服務(wù)）、客戶關(guān)系管理和人力資源管理等功能模塊。部分供應(yīng)商還提供電商、營銷自動化等其他模塊。需求評估將確定組織初始實施所需的模塊；隨著需求變化和業(yè)務(wù)增長，可以添加其他模塊。
技巧 2：確保獲得管理層和團(tuán)隊的支持
由于 ERP 實施可能觸及組織的各個方面，獲得管理層的認(rèn)可對項目成功至關(guān)重要。通過向高級管理層展示 ERP 系統(tǒng)的潛在價值，利用業(yè)務(wù)需求審查來贏得管理層支持。推選一位高管作為項目發(fā)起人是個好主意，CEO、COO 和 CFO 都是合適的人選。
由于組織變革難度較大，而 ERP 部署在一定程度上也是變革管理的實踐，因此高管發(fā)起人的主要作用是推動員工參與項目。他們通過擔(dān)任項目的 “首席宣傳員”，向組織各部門宣傳項目的好處，為 ERP 實施成功負(fù)責(zé)。他們還可以幫助清除障礙、簡化決策流程，并在需要時就相互競爭的優(yōu)先事項之間的權(quán)衡做出艱難決定。
技巧 3：撰寫正式的需求建議書（RFP）
對于像 ERP 這樣對組織至關(guān)重要的項目，花時間制定正式文件很重要。撰寫正式 RFP 的過程要求你更深入地思考在 ERP 系統(tǒng)中尋求什么，以便以清晰、簡潔的書面形式傳達(dá)需求。
技巧 4：確認(rèn) ERP 是否與你使用的其他軟件集成
如果你計劃繼續(xù)使用現(xiàn)有應(yīng)用程序處理某些業(yè)務(wù)流程，則需要選擇能夠輕松與這些應(yīng)用程序集成的 ERP 解決方案。許多主流 ERP 系統(tǒng)都提供與其他常見業(yè)務(wù)應(yīng)用程序的認(rèn)證集成，例如電商網(wǎng)站、銷售點（POS）系統(tǒng)、在線市場、供應(yīng)商管理、項目管理以及第三方提供商和合作伙伴生態(tài)系統(tǒng)。這些開箱即用的集成確保核心業(yè)務(wù)流程在需要時可以保持不變，還能消除在不同系統(tǒng)間重復(fù)輸入數(shù)據(jù)的需求。
尋找使用 REST 和 SOAP API 等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)接口的 ERP 系統(tǒng)，這樣你可以快速、輕松地將任何應(yīng)用程序連接到新 ERP。行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)連接器安全性高，且被開發(fā)人員廣泛理解，使用它們有助于加快新系統(tǒng)的部署速度。
此外，ERP 系統(tǒng)是否支持 CSV 文件導(dǎo)入和導(dǎo)出也很重要。支持微軟的 ODBC SQL 接口和 JDBC SQL 接口，將確保新 ERP 能與 SQL 數(shù)據(jù)庫原生通信。
技巧 5：考慮 ERP 系統(tǒng)在組織內(nèi)的功能適配性
功能適配性大致可定義為 ERP 系統(tǒng)解決業(yè)務(wù)問題的能力。確保所選 ERP 解決方案與組織具有良好的功能適配性至關(guān)重要，因此你需要了解 ERP 將如何與現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程配合。雖然使 ERP 符合當(dāng)前使用的業(yè)務(wù)流程以滿足現(xiàn)有需求很重要，但你也應(yīng)考慮未來。通過設(shè)想未來的業(yè)務(wù)場景（例如公司向國際擴張），你可以了解所考慮的 ERP 解決方案在短期和長期內(nèi)是否都具有功能適配性。
確定需要剛性 ERP 系統(tǒng)還是更具可配置性的系統(tǒng)也很重要。剛性系統(tǒng)有許多預(yù)定義流程，組織必須適應(yīng)這些流程；而更具可配置性的系統(tǒng)則能適應(yīng)企業(yè)的運營方式。
確定功能適配性需要全組織利益相關(guān)者的投入。應(yīng)咨詢所有將受到新 ERP 系統(tǒng)影響的人，以確保解決方案能滿足多種需求，同時盡量減少定制化。了解競爭對手使用的系統(tǒng)也很有幫助 —— 有些 ERP 解決方案針對特定行業(yè)進(jìn)行了優(yōu)化，找出這類系統(tǒng)可以通過篩選少數(shù)潛在供應(yīng)商來縮小選擇范圍。
以下問題（雖非詳盡無遺）可以幫助你確定功能適配性：
（1）我們當(dāng)前的系統(tǒng)在哪些方面存在不足？
（2）我們當(dāng)前的系統(tǒng)在哪些方面表現(xiàn)良好？
（3）新 ERP 系統(tǒng)可以自動化多少以及哪些類型的手動流程？
（4）哪些方面需要改進(jìn)報告和提高可見性？
（5）哪些其他合作伙伴系統(tǒng)需要與新 ERP 集成？
這些問題的答案應(yīng)生成一份詳細(xì)清單，列出新 ERP 系統(tǒng)必須滿足的要求才能有效發(fā)揮作用。由于功能適配性對 ERP 的成功部署至關(guān)重要，因此企業(yè)在回答這些問題之前，不應(yīng)開始評估 ERP。
技巧 6：評估潛在 ERP 供應(yīng)商的聲譽
確保未來的業(yè)務(wù)合作伙伴能提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品或服務(wù)以及可靠支持，這一點始終很重要。幸運的是，判斷供應(yīng)商的聲譽是否名副其實并不難，盡管可能需要一些時間。首先查看供應(yīng)商在你所在行業(yè)的經(jīng)驗：他們是否采用面向行業(yè)的方法？是否擁有深入了解你所在行業(yè)的團(tuán)隊，或具備所需專業(yè)知識的實施合作伙伴？
Gartner、Forrester 等許多行業(yè)分析師會發(fā)布年度或半年度 ERP 供應(yīng)商排名和市場研究報告，這些報告能很好地反映供應(yīng)商的優(yōu)勢和劣勢。同樣，科技行業(yè)貿(mào)易媒體也是獲取供應(yīng)商最新動態(tài)的好渠道。如果供應(yīng)商是上市公司，可以查看有關(guān)其財務(wù)表現(xiàn)的分析師報告，以及財經(jīng)媒體中關(guān)于其短期和長期前景的文章。
要獲取最新評價，可以查看 G2、Capterra、Gartner Peer Insights 和 Software Advice 等企業(yè)軟件評級網(wǎng)站，這些網(wǎng)站都提供客戶評分和評論。你也可以利用 LinkedIn 上的用戶組詢問有關(guān)供應(yīng)商的問題。
當(dāng)你將 ERP 候選供應(yīng)商縮小到最后兩三家時，獲取客觀信息的好方法是參加供應(yīng)商的用戶組會議。在那里，你可能會遇到對供應(yīng)商產(chǎn)品非常熟悉的各類客戶，他們通常很樂意在新產(chǎn)品發(fā)布和操作培訓(xùn)間隙交流。同時，這也是詢問支持服務(wù)的好時機：是否有專門的團(tuán)隊和客戶經(jīng)理？支持人員的平均任期和經(jīng)驗水平如何？供應(yīng)商能否提供客戶案例？
供應(yīng)商的網(wǎng)站也可能反映其運營方式和價值觀：是否有很多關(guān)于你所在行業(yè)客戶的案例研究？是否投入資源創(chuàng)建了解決常見問題并允許你自行查找答案的資源頁面？如果是，這類內(nèi)容表明供應(yīng)商會重視這類客戶。但請注意，尤其是對于科技供應(yīng)商而言，糟糕的網(wǎng)站體驗可能僅僅意味著該組織不像重視產(chǎn)品開發(fā)那樣重視營銷。
最后，在谷歌上搜索候選供應(yīng)商，查看有關(guān)其聲譽、投訴、負(fù)面新聞等信息。
技巧 7：考慮成本及相關(guān)費用
ERP 軟件的成本因供應(yīng)商、所需模塊數(shù)量、系統(tǒng)是基于云還是本地部署、是否由第三方實施以及用戶許可證的數(shù)量和類型而有很大差異。
重要的是，并非所有用戶都需要完整許可證。ERP 供應(yīng)商會根據(jù)每個用戶需要訪問的功能提供不同定價，因此應(yīng)根據(jù)每個員工的角色所需的數(shù)據(jù)和功能來定制訪問權(quán)限 —— 即使是高管也不例外。例如，僅需錄入費用或跟蹤時間的用戶，其費用會低于需要付款的用戶。
根據(jù) ERP 系統(tǒng)的部署方式，可能會有大量前期成本，包括許可費、年度維護(hù)費、計算機硬件（針對本地部署）、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和遷移成本、定制編碼、測試、培訓(xùn)以及供應(yīng)商的實施支持費用。評估持續(xù)成本時，需考慮所需用戶 / 訂閱數(shù)量、持續(xù)支持費用、預(yù)期的未來附加功能和定制化費用，以及開展業(yè)務(wù)所在的國家 / 地區(qū)數(shù)量。
成本越高并不一定意味著系統(tǒng)越好。例如，如果某個昂貴的 ERP 產(chǎn)品包含你不需要或可能不會使用的功能，那么這些額外功能的價值就很低。這也是為什么在 ERP 項目初期進(jìn)行全面需求評估至關(guān)重要的另一個原因。
要準(zhǔn)確了解 ERP 系統(tǒng)對組織的投資回報率（ROI），建議考慮 5 到 7 年的投資回收期。
技巧 8：清理數(shù)據(jù)
ERP 實施的最大挑戰(zhàn)之一是確定新系統(tǒng)需要哪些數(shù)據(jù)。例如，在大多數(shù)情況下，無需遷移組織的所有歷史數(shù)據(jù)。如果沒有充分理由包含某些數(shù)據(jù)集，就不必遷移。為避免遷移過多數(shù)據(jù)，許多組織會設(shè)定一個截止日期，自動清除該日期之前生成的數(shù)據(jù)。
遷移干凈的數(shù)據(jù)至關(guān)重要。由于客戶會與組織的多個部門互動，相同數(shù)據(jù)的重復(fù)版本很常見。此外，數(shù)據(jù)通常以不同格式存儲 —— 例如，采購訂單編號、日期、姓名和地址的格式可能因部門及其使用的應(yīng)用程序而異。有些信息可能不正確，還可能存在過時的客戶信息。
干凈的數(shù)據(jù)遷移需要深入分析，以定位組織的所有數(shù)據(jù)、對其進(jìn)行分類并了解其格式。目標(biāo)是盡可能識別和刪除冗余數(shù)據(jù)，同時將剩余要遷移的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為新 ERP 系統(tǒng)的格式。
由于任務(wù)復(fù)雜，許多組織會成立數(shù)據(jù)遷移團(tuán)隊，負(fù)責(zé)確定需要遷移哪些數(shù)據(jù)、如何遷移以及需要哪些格式和模板。還應(yīng)處理不遷移的數(shù)據(jù)的處置問題。團(tuán)隊?wèi)?yīng)包括來自組織各部門、了解本業(yè)務(wù)單元數(shù)據(jù)創(chuàng)建和使用方式的成員。
鑒于如今數(shù)據(jù)隱私的復(fù)雜性，建議團(tuán)隊中包含一位負(fù)責(zé)監(jiān)管合規(guī)的人員 —— 最好擁有決策權(quán)。
技巧 9：規(guī)劃實施流程
ERP 軟件提供廣泛的功能，涉及業(yè)務(wù)的多個方面，因此審慎思考實施流程至關(guān)重要。每個供應(yīng)商的產(chǎn)品都獨一無二：有些高度可定制，能適應(yīng)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程；有些則要求用戶改變工作方式才能使用新系統(tǒng)。盡早發(fā)現(xiàn)明顯的障礙，有助于避免上線當(dāng)天出現(xiàn)意外，并確保新系統(tǒng)盡快在全組織范圍內(nèi)得到采用。
首先在決策初期就找出可解答的問題：員工是否需要接受培訓(xùn)才能使用新系統(tǒng)？誰來領(lǐng)導(dǎo)實施團(tuán)隊？如何處理變革管理？根據(jù)產(chǎn)品復(fù)雜性和公司規(guī)模，實施時間可能從幾個月到一年以上不等。通過良好的項目管理，可以降低錯過實施關(guān)鍵里程碑的可能性。
詳細(xì)的項目時間表有助于順利部署 ERP。大多數(shù) ERP 實施計劃包括 5 個階段，從發(fā)現(xiàn)和規(guī)劃開始。選定 ERP 系統(tǒng)后，依次為：
（1）設(shè)計階段：分析現(xiàn)有工作流，確定所需定制化內(nèi)容，并制定數(shù)據(jù)遷移方案。
（2）配置階段：設(shè)置軟件，準(zhǔn)備培訓(xùn)材料，并開始導(dǎo)入數(shù)據(jù)。
（3）漸進(jìn)式測試階段：包括系統(tǒng)微調(diào)。
（4）部署階段：ERP 系統(tǒng)正式上線。
（5）持續(xù)支持階段：確保用戶擁有充分利用系統(tǒng)所需的資源，并能在遇到問題時獲得幫助。
設(shè)定合理預(yù)期也是 ERP 成功部署的重要一步。在項目時長、范圍和成本等方面夸大承諾而無法兌現(xiàn)，可能會引起利益相關(guān)者和董事會不必要的懷疑和抵制。
另一個重要考慮因素是 ERP 系統(tǒng)將采用本地部署還是云部署�；谠频� ERP 解決方案通常更具成本效益，因為它們不需要像內(nèi)部系統(tǒng)那樣大量的前期投資。如今大多數(shù)公司都在采用云解決方案。
技巧 10：評估持續(xù)支持需求
評估實施后所需的支持級別取決于多種因素，例如企業(yè)運營所覆蓋的時區(qū)數(shù)量、是否有內(nèi)部 IT 管理員具備管理新 ERP 系統(tǒng)的資質(zhì)，以及是否需要大量定制化。
對于本地部署的 ERP 系統(tǒng)，一個關(guān)鍵因素始終是組織所需的系統(tǒng)可用性級別。要了解這一點，企業(yè)必須估算如果 ERP 系統(tǒng)宕機，在生產(chǎn)力損失、收入損失和聲譽影響方面可能給業(yè)務(wù)帶來的成本，據(jù)此確定組織所需的支持級別。但對于基于云的 ERP 軟件，可用性不再是支持成本計算的考慮因素，因為云服務(wù)提供商通常向所有客戶保證相同的高可用性級別。
許多供應(yīng)商提供帶有分級支持的定制支持套餐�；A(chǔ)支持套餐通常為客戶提供支持資源知識庫，包括博客、文章、指南、電子書和視頻教程。高級支持套餐通常會增加在工作時間內(nèi)優(yōu)先聯(lián)系現(xiàn)場技術(shù)人員和電話支持的服務(wù)；在此級別，24/7 支持通常僅針對關(guān)鍵問題。
高級客戶支持服務(wù)通常更具主動性，旨在確保你的 ERP 系統(tǒng)始終以最佳效率運行。
盡管大多數(shù) ERP 解決方案包含多個模塊，為企業(yè)提供靈活、可擴展的運營軟件，但大多數(shù) ERP 實施中的核心功能包括：
（1）財務(wù)管理：用于跟蹤應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款和管理總賬。該模塊還能生成財務(wù)報表（包括利潤表、資產(chǎn)負(fù)債表和現(xiàn)金流量表），以及自動生成發(fā)票、付款收據(jù)和稅務(wù)報表。
（2）客戶關(guān)系管理（CRM）：用于跟蹤客戶活動、管理銷售線索并將潛在客戶轉(zhuǎn)化為成交客戶。
（3）人力資源管理：用于整合和管理員工信息，并提供員工自助服務(wù)。
（4）訂單管理：用于跟蹤訂單從下單到履行的全過程。
（5）庫存管理：用于 SKU 級別的庫存跟蹤。
（6）生產(chǎn)管理：用于規(guī)劃和管理制造生產(chǎn)運行及供應(yīng)鏈。
（7）采購管理：用于采購商品和服務(wù)。
（8）專業(yè)服務(wù)自動化：服務(wù)型企業(yè)通常會包含此模塊，用于項目跟蹤、費用管理和團(tuán)隊協(xié)作。
選擇錯誤 ERP 的后果
如果企業(yè)選錯了 ERP 系統(tǒng)，就不太可能實現(xiàn)其期望的業(yè)務(wù)流程效率提升。更糟糕的是，不當(dāng)?shù)?ERP 選擇可能導(dǎo)致運營問題 —— 用戶試圖將現(xiàn)有工作流強行套入設(shè)計上不匹配的系統(tǒng)中。因此，選擇錯誤 ERP 的后果歸根結(jié)底是大量精力的浪費：本想通過這一重大舉措改善業(yè)務(wù)，最終卻徒勞無功。
那么，什么樣的 ERP 算是 “選錯的”？簡單來說，就是無法讓業(yè)務(wù)流程更順暢、更高效，且未能在關(guān)鍵環(huán)節(jié)實現(xiàn)自動化的 ERP 實施。這種結(jié)果通常源于兩個原因：要么軟件的實際運行方式與供應(yīng)商承諾不符，要么承諾的功能與企業(yè)的業(yè)務(wù)目標(biāo)需求不匹配。
這就是為什么本文討論的 10 個技巧都旨在幫助企業(yè)：明確 ERP 實施的核心業(yè)務(wù)目標(biāo)；以書面形式清晰、全面地闡述這些目標(biāo)；定義成功的標(biāo)準(zhǔn)及衡量方法。掌握這些詳細(xì)信息后，企業(yè)就能明智地選擇 ERP 系統(tǒng) —— 即找到功能最符合自身業(yè)務(wù)目標(biāo)需求的 ERP 系統(tǒng)。 |
